Como a Santa Casa conquistou mais inscritos em seus congressos ao usar um software para gestão de eventos

software para gestão de eventos

A Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre já contabiliza 19 eventos organizados com auxílio da Eventize. Desde que a instituição começou a usar o software para gestão de eventos, em abril de 2018, são vários os resultados positivos contabilizados pela equipe de Marketing e Eventos, responsável pela realização de atividades como congressos, seminários, palestras e workshops.

A seguir, mostramos como a plataforma auxilia a equipe a otimizar suas funções, atrair mais participantes e oferecer variadas possibilidades para o pagamento das inscrições.

Inscrições online e organizadas pelo software para gestão de eventos

Antes de conhecer a ferramenta para organização e gerenciamento das atividades, a equipe da Santa Casa enfrentava algumas dificuldades com o sistema de inscrições.

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Realizada com auxílio de uma assessoria de imprensa através de email, a confirmação de participantes acontecia após um cadastro inicial. Este processo acabava confundindo os participantes, pois acreditavam que somente com o cadastro já estavam inscritos.

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Assim que deram início ao processo de inscrições online oferecido pela plataforma da Eventize, a situação se modificou. Mais prático e totalmente intuitivo, o sistema facilitou e aumentou o recebimento de inscrições.

Para os organizadores, a possibilidade de oferecer inscrições diferenciadas por categorias, definir limites e valores em cada uma delas também é uma vantagem que auxilia na montagem dos eventos.

Pagamento facilitado e controle de vagas

Além de toda praticidade que a plataforma da Eventize oferece para as inscrições, a diversidade na forma de pagamento também contribui para os eventos promovidos pela Santa Casa receberem mais participantes.

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Se antes o pagamento exclusivo por boleto bancário limitava o acesso dos participantes, com a possibilidade de integrar o sistema Eventize às instituições bancárias, a instituição agora também oferece aos inscritos a opção de pagamentos por débito, crédito, transferência online ou até parcelamento, de acordo com a necessidade. Além disso, permite automatizar o envio de emails com lembretes para quem ainda não efetuou o pagamento e disponibiliza a opção de imprimir 2ª via do boleto.

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O sistema antigo de inscrições também impedia o controle rápido das vagas disponíveis. Em algumas situações, isso chegava a causar overbooking, quando a venda de inscrições ultrapassa a quantidade de lugares disponíveis. Com o software da Eventize, a equipe tem acesso a relatórios e gráficos com estatísticas avançadas sobre os participantes confirmados em tempo real. Com isso, consegue encerrar o prazo de inscrições quando a lotação máxima é atingida ou prolongar este período até o dia do evento.

Mais agilidade na construção da grade de atividades e emissão de certificados

Para a equipe de Marketing e Eventos da Santa Casa, o uso da plataforma Eventize facilita também outros processos de trabalho do setor. Na prática, isso foi percebido com os resultados positivos trazidos pelo Congresso do Hospital Santa Rita 2018. Aproveitando a funcionalidade que ajuda na construção da grade de programação, foram mais de 250 palestrantes nacionais e internacionais que tiveram sua participação definida e gerenciada de forma online. Nossa plataforma permite aos organizadores sistematizar palestras e simpósios com temas definidos em conjunto com os convidados. Tudo isso, somado à divulgação do evento, atraiu mais de 1 mil participantes para o evento.

Além disso, a entrega de certificados feita de forma online, sem o enfrentamento de filas e espera para impressão, e a comunicação com os participantes no período pré e pós-evento também foram facilitadas.

 

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